Jak zbudować wartościową wiadomość? – Koncepcja 7C

Prezentacje w Biznesie.pl - Jak zbudować wartościowy komunikat - zasada 7C

Nie każda wiadomość, którą przekazujemy, jest wiadomością prawidłową. W rzeczywistości wielokrotnie zamiast poprawnych komunikatów wypuszczamy coś, co może powodować konsternację.

Ile razy zdarzyło Wam się słuchać swojego szefa i nie do końca wiedzieć, czego ten człowiek od Was oczekuje? Każdemu pewnie przynajmniej raz w życiu zdarzyło się walczyć z komunikatem, który nie miał sensu. Ale jak mówią nasze polskie mądrości: każdy medal ma dwie strony, a wszyscy mamy zdolność do widzenia drzazgi w oku bliźniego, gdy tymczasem w nasze władowana jest belka.

Podczas jednego z warsztatów dla grupy studentów mówiłem o dość skomplikowanej teorii (której teraz nie przytoczę), gdzie zmienne nazywałem X i Y. Skończywszy zdanie zauważyłem nietęgie miny słuchaczy. Pytanie: czy to jest zrozumiałe w takim wypadku nie ma sensu. Zrozumiałem, jaki błąd popełniłem, zbeształem głośno sam siebie i wytłumaczyłem teorię tym razem używając przykładów.

Jeśli nie jesteście pewni, czy Wasz komunikat jest zrozumiały dla odbiorcy, warto zastanowić się, czy spełnia zasadę 7C, której nazwa pochodzi od (a jakże!) angielskich słów w niej użytych.

 

Jaka więc powinna być wiadomość oparta o 7C?

Jasna (Clear)Przecież mogłeś się domyślić – Panowie, ile razy słyszeliśmy coś takiego? A w prawidłowej komunikacji nie chodzi o to, żeby się domyślać tylko o to, żeby wyrażać się jasno. Zostawiając drugiej stronie pole do interpretacji sami narażamy się na niesatysfakcjonujące rozwiązania.

Zwięzła (Concise) – można gadać i nic nie powiedzieć, a można wszystko zawrzeć w jednym zdaniu. Która wiadomość jest lepsza w warunkach biznesowych? Myślę, że odpowiedź na to pytanie jest prosta.

Konkretna (Concrete) – czym innym jest wiadomość, w której rząd informuje o nowych drogach na terenie kraju, a czym innym jest komunikat na temat nowych autostrad. W tym drugim wypadku wiemy, o co chodzi.W pierwszym mamy do czynienia z o wiele większym zbiorem, a co za tym idzie – z niedomówieniami. Zadbajmy więc o to, by przekazywać konkrety.

Spójna (Coherent) – spójne powinny być zarówno treść i emocje (dając reprymendę nie będziemy jej udzielać śpiewająco), jak i skład wiadomości. Zaczynając od oczekiwania zmiany, a kończąc na przyczynach nie będziemy wyrażali się w sposób spójny.

Poprawna (Correct) – pod względem gramatycznym, leksykalnym i – w przypadku komunikacji mailowej – ortograficznym. Poprawna znaczy również sprawdzona, szczególnie, gdy przekazujemy dalej czyjeś słowa lub polecenia.

Kompletna (Complete) – przekazując wiadomość odbiorcy musimy zadbać o to, by przekazać wszystkie informacje, które są niezbędne czy do prawidłowego zrozumienia o co nam chodzi, czy do odpowiedniego wykonania zadania. Sprawdzając, czy mamy wszystkie informacje przed przesłaniem wiadomości unikniemy sytuacji, w których np. dzwonimy po kilka razy dopowiadając jeszcze jeden szczegół lub wysyłając podobne maile.

Miła (Courteous) – dobra wiadomość będzie wiadomością miłą. Niekoniecznie będzie ociekała wazeliną, bo takiej potrzeby nie ma, ale powitanie, zwrot grzecznościowy, proszę czy dziękuję jeszcze nikomu krzywdy nie zrobiły, a warto pamiętać, żeby traktować innych tak, jak sami chcemy być traktowani.

 

Dbając o to, by wiadomość była oparta o 7C robimy przysługę nie tylko naszym rozmówcom, ale i sobie. Bo nikt lepiej nie zadba o nasz spokój niż my sami. Zwłaszcza w przypadku komunikacji.