8 błędów komunikacji mailowej – tego nie rób nigdy

Błędy w komunikacji mailowej - Prezentacje w Biznesie - https://prezentacjewbiznesie.pl

Wydawałoby się, że napisanie maila nie jest niczym trudnym. A jednak, wiele razy sami zżymamy się na paszkwile, które otrzymujemy. Jakich błędów unikać, by innym oszczędzić nerwów?
Często mówi się o tym, że każda wiadomość powinna mieć cel. Mając cel jest łatwiej dobrać treści i sformułować myśli. Moim zdaniem rzadko kiedy zabieramy się do tworzenia maila mając w głowie jasno określony, pozytywny cel. Często traktujemy maila jako możliwość udzielenia szybkiej informacji, która dla nas jest jasna. A jeśli coś jasne jest dla nas to oczekujemy, że tak samo jasne będzie to dla odbiorcy. Dlatego w wielu wiadomościach pojawiają się te same błędy. Warto więc wiedzieć, czego unikać.

 

Brak tytułu – częsty błąd u osób, które rzadko korzystają z poczty. Rzadko maile wysyłają, rzadko je otrzymują, więc potrafią rozpoznać, czy mail jest ważny widząc nadawcę. Brak tytułu maila jest kłopotliwy nie tylko ze względu na to, że nie wiemy, o co chodzi, ale – jeśli skrzynka odbiorcy często się zapełnia – trudniej znaleźć taką wiadomość po kilku tygodniach. Tytuł maila = zawsze.

 

Przekierowanie niewłaściwych treści – Podzielę się z Wami dwiema krótkimi historiami na temat niewłaściwego przekierowywania treści:

  1. Gdy byłem jeszcze członkiem organizacji studenckiej zarząd wybierał ludzi, którzy mieli jechać jako przedstawiciele na zebranie członków z regionu. Gdy w końcu podjęli decyzję i wybrali reprezentację, na ogólną listę mailingową wysłali listę zatwierdzonych osób. Niestety, oprócz listy wysłali również całą dyskusję, w której poszczególni członkiem zarządu w różny sposób wyrażali swoje sympatie i antypatie. Mówiąc wprost: niektórych chwalili, innych ganili.
  2. Pracownik firmy, w której pracowałem kilka lat temu miał problem z dość trudnym klientem, który miał masę pytań i oczekiwań. Nie mając pomysłu, co zrobić z delikwentem, wysłał wiadomość o treści: Czy ktoś mi z tym chujem pomoże? Myślał, że wysyła ją do zespołu. Niestety, zamiast przekierować wiadomość wysłał ją do klienta. Tego samego dnia stracił pracę.

Takie przypadkowe udostępnienie niewłaściwych treści nigdy nikomu nie wychodzi na dobre, więc warto zwrócić uwagę przed wysłaniem maila, czy czasami nie zawiera niepotrzebnego bagażu w postaci dyskusji i czy pole z adresatem się zgadza.

 

Niekompletność wiadomości – być może znacie to z autopsji: dostajecie maila od szefa / klienta, po czym kilka minut później dostajecie jeszcze jedną wiadomość z jakimś szczegółem, o którym zapomniano, a potem jeszcze jedną i jeszcze… A może sami wysyłacie takie potworki? Przed wysłaniem maila warto sprawdzić, czy wiadomość jest kompletna. Jest to jeden z punktów zasady 7C, o której więcej przeczytacie TUTAJ.

 

PSowanie – napisaliśmy wiadomość do kolegi z zespołu, po czym przypomniało nam się, że chcemy powiedzieć o czymś jeszcze. Dopisujemy PS Potem jeszcze jeden i jeszcze… Wprawdzie to lepsze niż wysyłanie kolejnego maila, ale PS w mailu łatwo przegapić, bo niewiele osób go używa. W komunikacji biznesowej raczej odradzam takie działanie. Lepiej zrobić niewielki format treści i dodać zapomniane informacje we właściwej treści maila.

 

Niezrozumiała treść – czasami nie mając złych intencji wyślemy kogoś maila, z którego ta osoba nie zrozumie nic, lub zrozumie coś opacznie. Pisanie jest o tyle trudniejsze od rozmowy, że nie możemy użyć ani gestów, ani mimiki, by potwierdzić to, co chcemy powiedzieć. Dlatego tak ważne jest, by nie pozostawiać niedomówień.

Błędy w komunikacji mailowej - Prezentacje w Biznesie - https://prezentacjewbiznesie.pl

 

Mailowanie zamiast dzwonienia – napisanie i wysłanie maila zajmuje zwykle dużo więcej czasu niż wybranie numeru telefonu. Mimo wszystko, nie wiedzieć czemu, ludzie bardzo często piszą, zamiast po prostu powiedzieć to, co mają do powiedzenia. Jeśli nie potrzebujesz pisemnego dowodu, że coś zostało wysłane i możesz zadzwonić – zadzwoń.

 

Jeden akapit grozy – jeśli piszecie dłuższego maila, to podzielcie go na mniejsze akapity. Nie ma nic gorszego niż czytanie jednolitego tekstu i wyciąganie z niego najważniejszych informacji.

 

CAPS LOCK – NIE UŻYWAJCIE CAPS LOCKA W MAILACH!!!

NAWET, GDY JESTEŚCIE WKURZENI!!

ŹLE TO WYGLĄDA, JEST NIEKULTURALNE I NIE ZBLIŻA CIĘ DO OSIĄGNIĘCIA CELU!!!

Jasne :)?

 

Te błędy są jednymi z największych i najbardziej denerwujących w komunikacji pisanej. Czy Wy dodalibyście coś do tej listy?